你是否经历过这样的工作场景？🤯每天重复搜寻表格看数据有没有更新；手动把一条条变更信息复制粘贴发给同事；复杂的业务流程图在各个群里“踢皮球”，最后连自己都忘了该找谁......
🙅♂️但现在，这些繁琐的、机械的、甚至有点复杂的流程，在「飞书多维表格」中都可以自动完成，且配置非常简单！
这就是多维表格的「工作流」功能，它是在自动化流程基础上延伸出的“超级形态”，比基础的自动化功能更加适配复杂场景。特别是最近新上线的几个重磅功能，简直是打工人的“效率神器”。💓
一、多维表格「工作流」是什么？它和「自动化」有啥区别？🤔
多维表格的工作流（Workflow）是在自动化流程的基础上延伸出的新功能。它和自动化有类似的底层逻辑，都可以实现“当发生某种情况，就自动执行指定操作”的效果，提升协作效率。
另外，和自动化相比，工作流能够实现“条件分支”等更加复杂的逻辑，更适合多节点的复杂流程。工作流也有着和自动化完全不同的配置界面，更方便展示流程全貌，可视化程度和操作便捷度都有所提升。
注：工作流会占用自动化的运行次数，即多维表格工作流和自动化会共用每月的自动化流程额度。
工作流的场景分类大概有两类：
- 单纯自动化原来做不到的，现在工作流可以做到
- 原来自动化+辅助列可以通过绕行实现一些场景，但是对配置人要求非常高，几乎不能实现这类场景，现在工作流配置简单且可视化，上手成本大大降低
简单来说，多维表格的「工作流」（Workflow）是自动化流程的进阶版。它们底层逻辑相似，都能实现“当发生某种情况，就自动执行指定操作”的效果。
但「工作流」是可视化的流程🎨。
- 👀全形态一目了然：它的界面更方便展示流程全形态，支持缩放和拖拽移动，节点顺序随意改，周边逻辑再复杂也能理得清。
- 🧠 逻辑更强大：相比自动化，工作流能实现“条件分支”（if-else）。你可以设置不同的条件，让流程自动判断：“如果满足A，走左边；如果不满足，走右边”。
- 🔗 搞定复杂场景：原来需要配置多个自动化甚至加辅助列绕行实现的场景，现在用一个工作流就可以搞定，还支持循环逻辑！
自动化VS工作流 | |
before（自动化）
| after（工作流）
|
二、如何3步轻松上手「飞书多维表格工作流」？
🚪「飞书多维表格工作流」功能入口
打开多维表格，点击左下角的 工作流 来新建一个工作流。工作流被创建后，会和数据表、仪表盘等工具一样，显示在左侧的目录栏中。
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⚡设置「工作流」触发条件
工作流支持6种触发条件：
- ✅ 添加新记录时间
- ✅ 修改记录时间
- ✅ 新增/修改的记录满足条件时
- ✅ 到达记录中的时间时间
- ✅ 定时触发（比如每天早上10点）
- ✅ 接收到 webhook 时
与自动化相比，工作流不支持“点击按钮时”的触发
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执行操作
触发后，你可以让系统帮忙：
- 📧 发送飞书消息/邮件
- 📝 新增/查找记录
- 🧠 AI 生成文本
- ⚖️进行条件判断（支持楼层浅！）
- 🌐发送 HTTP 请求
- ⏳ 延迟执行
同时支持飞书应用相关的操作，比如创建日程、任务、群组等。
与自动化相比，工作流不支持的执行操作如下：
- 不支持“AI 更新记录”。
- 不支持调用自动化插件。
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了解多维表格AI agent节点
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AI agent节点是多维表格工作流迈向智能自动化的一大步。
常规的工作流就像事前设定好的流水线，每个节点都严格执行预设的任务。但现实中，我们往往会面对更加复杂，多变的情况。我们需要流程具备智能调整的能力，根据具体的情况调用不同的工具，自主决定如何处理。
为了能实现这个能力，飞书推出了「AI agent」节点。
三、不会写代码？多维表格能用AI对话式搭建工作流了！✨
AI 搭建工作流是多维表格新推出的 AI 功能，允许用户通过自然语言描述来生成或修改工作流，可以极大提升搭建工作流的效率。
举个例子🌰在AI侧边栏输入：
新建一个工作流， 当 IT 设备配置表新增记录， 且"涉及金额"不为空， "审批状态"为"未审批"时， 触发：若金额>5000 且<10000， 查询审批人员表中审批级别为一级的人员， 并向其发送飞书消息提醒审批； 若金额>10000 且<15000， 查询审批人员表中审批级别为二级的人员， 并发送飞书消息通知；若金额>15000 且<20000， 查询审批人员表中审批级别为三级的人员， 并发送飞书消息通知。
你就会得到:
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不支持的音频/视频格式
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- 功能入口
在工作流界面发起
- 打开/新建 空白的工作流页面。
- 点击通过 AI 创建按钮。
- 在弹出的侧边栏中描述你的工作流需求。
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在 AI 侧边栏直接对话
- 点击页面右上角多维表格 AI 按钮，展开右侧 AI 侧边栏。
- 在底部输入框直接描述你的工作流需求。
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- 对话就能创建工作流
- 通过上述入口提出创建工作流需求，如：
创建工作流，每天早上 10 点，查找所有未处理反馈，根据门店区域在区域经理表中找到对应的多个区域经理，逐一发送反馈信息给每个区域经理。
- 等待 AI 完成任务。
- 点击采纳，即可保存成功完成的工作流。如果你对结果不满意也可以选择放弃。
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- 修改工作流
- 打开你想要修改的工作流。
- 打开侧边栏，输入修改工作流的需求，如：
修改工作流，改为每个工作日上午 10 点触发，飞书消息标题调整为“未处理反馈记录通知”。
- 等待 AI 完成任务。
- 点击采纳，即可保存成功完成的工作流。如果你对结果不满意也可以选择放弃。
- 智能填充节点配置
- 打开你想要填充的节点配置面板。
- 点击智能填充按钮。
- 等待 AI 完成任务。
- 点击采纳，即可保存成功完成的工作流。如果你对结果不满意也可以选择放弃。
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- 总结工作流
- 打开你需要 AI 进行总结的工作流页面。
- 打开侧边栏，输入总结要求，如：
总结一下这个工作流，介绍其每一步在做什么。
- 等待任务执行完成。
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四、多维表格工作流能力升级：支持发送附件/群消息/按钮升级
为了满足更复杂的业务需求，多维表格工作流最近进行了重磅升级！
🌟升级一：消息不仅仅是文字，支持发送丰富附件📎
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- 以不同身份发送消息：可以使用多维表格应用机器人、流程配置者、多维表格助手或自定义群机器人身份发送消息。
- 以卡片形式发送消息：可以自定义卡片标题与内容，引用多维表格中的字段内容，添加附件和底部按钮。
- 支持格式：图片、PDF、PPT、Excel、音频视频等。
- 应用场景：当合同生成后，自动将PDF合同发送给法务审核；当设计图上传后，自动自动图片给客户确认。
- 限制：单附件 < 30MB，一次最多发 10 个。
🌟简易用法：
打开目标多维表格，点击左下角的 工作流。然后点击 + 从空白开始，打开工作流配置画布。
在画布上按需选择触发器并完成相关配置，例如你可以选择 修改记录时。完成触发器配置后，点击带有 就执行操作 字样的按钮，选择 发送飞书消息 作为操作节点。在右侧的面板中完成配置后，点击 保存并启用。
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当发送对象为多维表格应用机器人时，你还可以发送附件，如图片、PDF、Powerpoint、Excel、音频、视频等格式的文件。
设置附件内容时，你可以直接点击右侧的 ⊕ 图标引用流程中的附件字段。每个附件都会作为一条单独的消息，在消息卡片后发送，并且会引用对应的消息卡片。
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🌟升级二：让群聊变身“控制台”，接收飞书消息流程触发 💬
多维表格工作流和自动化流程新增支持将“接收到飞书消息时”设置为触发条件。当多维表格机器人在飞书群组或单聊中收到符合条件的消息时，将执行流程中设置的操作。
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这是一种创新性的交互方式！以前我们是“表格变了通知人”，现在可以“人在群里发消息，直接指挥表格干活”。
- 怎么玩？将“接收到飞书消息时”设置为触发。
- 场景举例：
- 售后群：客户在群里发一段吐槽，工作流自动提取消息，在“问题收录表”里新增一条记录，并自动艾特技术人员检索。
- 关键词触发：在群里发送“日报”，机器人自动抓取当日数据并回复统计结果。
- 灵活配置：可以设置只监听包含“特定关键词”的消息，或者只监听“指定人”的消息，避免群消息监听误触。
🌟简易用法：
- 打开多维表格文件，点击左下角的 工作流，在画布上选择 + 从空白开始。
- 在触发器节点中，选择 接收到飞书消息时。
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- 在右侧弹窗中配置触发器的接收场景、接收对象、触发条件等信息。
配置项 | 群组场景 | 单聊场景 |
消息接收场景 | 群组 | 单聊 |
接收消息的机器人 | 仅支持选择当前多维表格应用机器人。 | |
接收消息的群组（群组场景）或可以和机器人单聊的用户（单聊场景） | 可选择流程启用者所在的外部群组或内部群组。 流程启用后，将以启用者身份将机器人添加至所选群组中。 | 可选择个人用户、部门、用户组或群组。 注：启用流程后，如果群成员发生变动，需要重新保存并启用工作流。 |
接收消息范围 | 可选择群组中的所有消息或提及机器人的消息。 | 单聊场景无需配置此选项。 |
消息需要满足的条件 注：可选择需满足全部条件或任意条件。 | 可设置条件：
| 可设置条件：
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- 添加操作节点后，保存并启用工作流。操作节点可以引用触发器节点中的如下信息：
- 触发流程的消息 ID 及其所回复的消息 ID
- 消息类型、消息内容、消息中包含的附件（图片、文件、音视频）
- 发送人、发送时间、提及的成员
- （仅群聊场景）所在群组和消息链接
🌟升级三：消息互动升级——响应按钮 🔘
开启添加底部按钮，可以在消息卡片中添加底部按钮，支持配置按钮文字、按钮样式、点击按钮时执行的操作。
工作流按钮规则升级支持：
- 互斥逻辑：点击一个按钮，其他按钮不再可点
- 抢单逻辑：群内一人点击某一按钮后，全群不可再点
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我们遇到这种情况：群里经常发了任务，两个人同时点“同意”，或者大家都不知道谁领了。现在底部的消息按钮完美解决了这个问题！
- ⚡️互斥逻辑：点了“同意”，就不能点“拒绝”，避免逻辑冲突。
- ⚡️抢单逻辑：群里只要有一个人点了“领取任务”，其他人看到的按钮就会变灰或显示“点击已”。完美架构销售线索分配、任务认领场景。
- 🖱️点击即修改：点击按钮不仅能跳转，还能直接修改数据记录（比如把状态从“待处理”改为“进行中”）。
场景：想象销售线索掉进群里 -> 销售A点击“立即跟进” -> 其他销售按钮变灰 -> 系统自动把线索分配给A并更新状态。实际上，零冲突！
🌟简易用法：
开启 添加底部按钮，可以在消息卡片中添加底部按钮，支持配置按钮文字、按钮样式、点击按钮时执行的操作。最多可添加 3 个按钮。
在开始以下按钮配置前，你可以设置按钮的全局点击次数。如果勾选了 仅允许点击一个按钮，当有用户点击任意一个按钮后，所有用户都无法再点击消息卡片上的任何按钮。
按钮配置项 | 说明 |
按钮文字 | 自定义按钮显示的文本内容。 |
按钮样式 | 支持“默认样式”“强调样式”“警示样式”三种。 |
点击按钮时 | 支持添加“跳转链接”“新增记录”“修改记录”“执行自动化”“执行工作流”操作。
注：此处引用的字段内容需为正确的链接格式，否则可能会使流程运行失败，出现“内容校验未通过”的报错。支持引用包含正确链接格式的文本字段和超链接字段，不支持公式字段中由 HYPERLINK 函数生成的结果。
如果消息是发送给群组，你还可以进一步设置仅本人或所有群成员均禁用按钮。此处的设置将自动应用于当前流程中其他勾选了 点击后禁用按钮 的按钮。 注：修改记录仅适用于前序节点中已关联某条记录的场景，如查找了数据表中的某条记录。如果前序节点中没有关联任何记录，则无法使用修改记录。 250px|700px|reset 250px|700px|reset
注：如果你在“由谁发送”处选择 自定义机器人 来发送消息，底部按钮可执行的操作只有“跳转链接”。 |
五、常见问题解答（FAQs）❓
Q：一个工作流中最多可以嵌套几层“条件判断”的执行操作？
答：一个工作流中，最多可存在 10 层“条件判断”的嵌套。以下图为例，图中展示了 6 层嵌套，最多可添加到 10 层。
Q：在条件判断的执行操作中，最多可以添加几个判断条件？
答：10 个。如下图所示，[字段]+[运算条件]+[值]可称为一个“判断条件”。在一个条件判断的操作中，并且 和 或者 两种逻辑下的条件相加，总共最多可设置 10 个条件。
Q：使用多维表格工作流是否会占用自动化运行次数？
答：会。多维表格工作流和自动化会共用每月的自动化流程额度。
Q：使用多维表格工作流，有哪些权限限制？
答：未开启高级权限时，拥有可编辑权限和可管理权限的用户可创建、查看、编辑、删除、启用和停用工作流。；开启高级权限时，仅拥有多维表格的可管理权限的用户可创建、查看、编辑、删除、启用和停用工作流。
Q：一个多维表格中，最多可创建多少个工作流？
答：100 个。
Q：对工作流所做的编辑是否会自动保存？
答：当工作流未启用时，你设置的节点配置都会自动保存，但不会自动被启用。即使你点击关闭了某个节点的配置界面，或是切换到其他页面（如数据表、仪表盘、其他工作流等），编辑动作也都会被保存，不会丢失。
- 当工作流已启用时：在当前的工作流界面内，进行的编辑会自动保存，但不会被自动启用。你必须点击右上角的 保存并启用，新配置才会生效。
- 如果你没有点击 保存并启用 就离开了当前工作流的页面（例如切换到数据表、仪表盘或其他工作流），那么所做的编辑将不会被保存。
Q：条件判断下的流程分支是否支持合并？
答：不支持。
Q：条件判断下的流程分支是否支持对调？
答：支持。将鼠标悬停在 条件判断 节点的下方，点击 移动两条分支下的操作 图标，即可将条件满足时的流程分支和条件不满足时的流程分支进行对调。
总结
飞书多维表格「工作流」不只是一个简单的自动化工具，在AI生成工作流能力、附件发送、群消息触发和智能按钮等功能的加持下，它正在成为让业务自动流转的“超级引擎”🏎️💨
不要让机械化的工作磨灭你的创造力，现在就行动起来，把繁琐的工作留给工具，把时间留给自己！
